Päivitetty 2024
1. NIMI
Yhdistyksen nimi on Suomen Heraldinen Seura ry. - Heraldiska Sällskapet i Finland rf. ja kotipaikka Helsingin kaupunki. Kansainvälisissä yhteyksissä seurasta voidaan käyttää myös epävirallista englanninkielistä nimimuotoa The Heraldry Society of Finland. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä seura.
2. TARKOITUS
Seuran tarkoituksena on vaakuna- ja lipputaiteen, -tieteen ja -oikeuden vaaliminen, heraldiikan tuntemuksen laajentaminen, harrastuksen kehittäminen ja heraldiikan yleisen arvostuksen sekä heraldisten tunnusten ja liputuskulttuurin käytön edistäminen.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi seura
- toimii heraldiikan harrastajien ja tutkijoiden yhdyssiteenä,
- järjestää esitelmä-ja keskustelutilaisuuksia sekä näyttelyitä,
- harjoittaa tarvittaessa yhteistyötä alan ulkomaisten järjestöjen kanssa,
- antaa lausuntoja ja neuvoja heraldiikan kysymyksistä,
- pitää järjestö-, henkilö-ja sukuvaakunoiden rekisteriä,
- harjoittaa julkaisutoimintaa ja tukee heraldiikan tutkimusta.
3. JÄSENET
Seuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä luonnollinen henkilö, joka hyväksyy seuran tarkoituksen. Jäsenyyttä voi hakea kirjallisesti tai sähköisesti. Hakemus osoitetaan seuran johtokunnalle, joka päättää jäseneksi hyväksymisestä.
Jäsen voi koska tahansa erota seurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti tai sähköisesti seuran puheenjohtajalle, sihteerille tai muulle johtokunnan jäsenelle. Mikäli eroilmoitus tulee vasta huhtikuun alun jälkeen, tulee jäsenen kuitenkin maksaa eroamisvuoden jäsenmaksu.
Jäsen, joka toiminnallaan tai käyttäytymisellään loukkaa tai vahingoittaa seuran mainetta ja tarkoituksen toteuttamista, voidaan erottaa johtokunnan päätöksellä. Maksukehotuksista huolimatta kahtena vuonna jäsenmaksunsa laiminlyönyt jäsen katsotaan johtokunnan päätöksellä eronneeksi. Uudelleen liittymiseen riittää maksamattomien jäsenmaksujen suorittaminen sekä ilmoitus johtokunnalle.
Varsinaisten jäsenten lisäksi seuralla voi olla kunnia-, kirjeenvaihtaja-, tutkija-, ainais- ja kannatusjäseniä.
Seuran varsinaisia jäseniä tai muita henkilöitä voidaan erityisten heraldisten ansioittensa perusteella kutsua seuran kunniajäseniksi. Päätöksen tekee seuran johtokunta. Kunniajäsenyys voidaan erityisistä syistä myös perua seuran johtokunnan päätöksellä.
Kotimaisia tai ulkomaisia heraldisia taiteilijoita tai tutkijoita, joiden heraldisia ansioita seura erityisesti arvostaa, voidaan seuran johtokunnan päätöksellä kutsua kirjeenvaihtaja- tai tutkijajäseniksi. Kirjeenvaihtaja-ja tutkijajäsenstatus voidaan myös erityisistä syistä perua johtokunnan päätöksellä.
Ainaisjäseneksi voi seuran varsinainen jäsen päästä suoritettuaan kertamaksuna vuosikokouksen määräämän ainaisjäsenmaksun, jonka suuruus on vähintään kaksikymmenkertainen verrattuna jäsenyyden myöntämisvuoden jäsenmaksuun.
Seuran kannatusjäseninä voivat seuran johtokunnan päätöksellä olla oikeuskelpoiset yhteisöt, jotka suorittavat vuosittain vuosikokouksen päättämän kannatusjäsenmaksun.
Seuran varsinainen jäsen suorittaa seuralle vuotuisen jäsenmaksun, jonka suuruuden vuosikokous päättää. Kunnia-, kirjeenvaihtaja-ja tutkijajäsenillä ei ole jäsenmaksuvelvoitetta.
Johtokunnan on pidettävä luetteloa kaikista seuran jäsenistä.
4. YLEISKOKOUKSET
Seuran ylintä päätösvaltaa käyttää sääntöjenmukaisesti koolle kutsuttu yleiskokous.
Yleiskokouksia ovat sääntömääräiset kevät- ja syyskokoukset sekä tarvittaessa koolle kutsutut ylimääräiset kokoukset. Yleiskokouksessa ovat äänivaltaisia kaikki henkilöjäsenet jäsenyystyypistä riippumatta. Kannatusjäsenyhteisöjen tulee ilmoittaa äänivaltaansa käyttävän henkilön nimi joko koko vuodeksi kerrallaan tai kutakin kokousta varten erikseen. Kokouksissa ratkaisee äänten yksinkertainen enemmistö. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, paitsi henkilövalinnoissa, joissa ratkaisee arpa.
Sääntömääräinen kevätkokous on pidettävä huhtikuun loppuun mennessä ja sääntömääräinen syyskokous marraskuun loppuun mennessä. Kutsu kumpaankin kokoukseen on lähetettävä kirjeitse tai sähköisesti vähintään viikkoa ennen kokousta. Kevätkokouksen kutsun mukana on toimitettava edellisen toimikauden tilinpäätös ja toimintakertomus, syyskokouksen kutsun mukana seuraavan toimikauden toimintasuunnitelma ja talousarvio.
Kevätkokouksen työjärjestys:
- Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
- Valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri.
- Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja äänten laskijaa.
- Käsitellään edellisen toimikauden toimintakertomus, tilinpäätös sekä toiminnantarkastajan lausunto.
- Vahvistetaan tilinpäätös sekä päätetään edellisen toimikauden johtokunnan jäsenten ja toimihenkilöiden tili- ja vastuuvapaudesta.
- Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Syyskokouksen työjärjestys:
- Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
- Valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri.
- Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja äänten laskijaa.
- Käsitellään johtokunnan esitys seuraavan toimikauden toimintasuunnitelmaksi sekä talousarvioksi.
- Päätetään seuraavan toimikauden jäsenmaksuista sekä mahdollisista toimihenkilöiden palkkioista.
- Valitaan puheenjohtaja seuraavalle toimikaudelle.
- Valitaan johtokunnan muut jäsenet erovuoroisten tilalle kahdelle seuraavalle toimikaudelle.
- Valitaan toiminnantarkastaja ja tälle varahenkilö seuraavalle toimikaudelle.
- Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti johtokunnalle hyvissä ajoin, niin että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
Ylimääräinen yleiskokous on pidettävä, jos seuran kokous tai johtokunta katsoo siihen olevan aihetta tai jos seuran toiminnantarkastaja tai varainhoitaja tai seuran jäsenet, joiden määrä on vähintään kymmenesosa seuran äänioikeutetusta jäsenmäärästä, kirjallisesti tai sähköisesti sitä ilmoittamansa asian käsittelemistä varten vaativat. Kun tällainen vaatimus esitetään, johtokunnan tulee kutsua kuukauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä kokous koolle kirjeitse tai sähköisesti vähintään viikkoa ennen kokousta.
5. JOHTOKUNTA, TOIMIHENKILÖT JA TOIMIKUNNAT
Sääntömääräinen syyskokous valitsee seuralle johtokunnan, jonka toimikausi on kalenterivuosi ja johon kuuluu vuosittain valittava puheenjohtaja ja kuusi muuta kahdeksi vuodeksi kerrallaan valittavaa jäsentä, joista kolme on vuosittain erovuorossa. Erovuorossa oleva johtokunnan jäsen, muu kuin puheenjohtaja, voidaan valita uudelleen korkeintaan kolmeksi peräkkäiseksi kaksivuotiskaudeksi ja sen jälkeen aikaisintaan vuoden kuluttua.
Johtokunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja nimittää sihteerin, varainhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt joko johtokunnasta tai muista seuran jäsenistä. Johtokunnan ulkopuolisilla toimihenkilöillä on johtokunnan kokouksissa läsnäolo-ja puheoikeus, mutta ei äänioikeutta. Johtokunta voi myös tarvittaessa asettaa avukseen toimikuntia erityistehtäviin.
Näillä on raportointivastuu toiminnastaan puheenjohtajalle ja johtokunnalle.
Johtokunta on päätösvaltainen puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan ja kolmen johtokunnan jäsenen ollessa läsnä tai sähköisesti tavoitettavissa. Johtokunnan kutsuu koolle puheenjohtaja tai tämän ollessa estynyt varapuheenjohtaja. Kokouksissa ratkaisee äänten yksinkertainen enemmistö. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, paitsi henkilövalinnoissa, joissa ratkaisee arpa.
6. NIMENKIRJOITUS
Seuran nimen kirjoittaa puheenjohtaja tai tämän ollessa estynyt varapuheenjohtaja yhdessä sihteerin tai varainhoitajan kanssa.
7. TILIKAUSI JA TOIMINNANTARKASTUS
Seuran tilikausi on kalenterivuosi. Kirjanpito tositteineen, tilinpäätös, toimintakertomus ja muut hallintoa koskevat asiakirjat on annettava toiminnantarkastajan tarkastettavaksi vähintään kuukautta ennen seuran kevätkokousta. Toiminnantarkastajan on annettava toiminnantarkastuskertomus seuran johtokunnalle vähintään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta.
8. SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN
Sääntöjen muuttamisesta voidaan päättää vuosikokouksen tai muun sääntömääräisesti koolle kutsutun ja päätösvaltaisen kokouksen yksinkertaisella äänten enemmistöllä.
9. SEURAN LAKKAUTTAMINEN
Seuran lakkauttamisesta voidaan päättää kahden peräkkäisen vuosikokouksen tai muun sääntömääräisesti koolle kutsutun ja päätösvaltaisen yleiskokouksen yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Seuran lakkautuessa sen varat ja arkisto luovutetaan seuran purkamista päättävän jälkimmäisen kokouksen päätöksellä seuran tarkoitusta lähinnä toteuttavalle oikeuskelpoiselle yhteisölle, arkistolle tai tutkimuslaitokselle.
10. YHDISTYSLAKI
Muilta osin seuran toiminnassa noudatetaan voimassaolevan yhdistyslain määräyksiä.